Le nouveau registre horaire digitalisé : une réforme pour renforcer la fiabilité et la transparence
Le gouvernement espagnol prépare
une nouvelle réglementation pour le registre horaire, qui devrait entrer en vigueur avant la fin de l'année. Cette réforme vise à digitaliser le système de contrôle des heures travaillées, renforcer les garanties contre les manipulations et faciliter l'accès des inspecteurs du travail aux registres.
Un registre plus exigeant et plus fiable
Depuis mai 2019, les entreprises espagnoles sont tenues de consigner quotidiennement la journée de travail de leurs employés. Cependant, cette obligation, introduite par le RDL 8/2019, exige que les registres soient conservés pendant quatre ans et mis à disposition de l'inspection du travail, des employés et de leurs représentants légaux. Le nouveau registre horaire sera beaucoup plus exigeant en termes de technologie et d'organisation.
Les entreprises devront utiliser des systèmes électroniques pour enregistrer la durée du travail, ce qui signifie la disparition des registres manuels sur papier ou en Excel. Les nouveaux systèmes devront enregistrer de manière électronique l'heure de début et de fin de la journée, garantir l'authenticité des données et conserver un historique permettant de détecter tout changement ultérieur. L'employé devra personnellement effectuer son enregistrement, évitant ainsi les registres faits par des tiers ou les manipulations postérieures.
La réforme renforcera également le suivi des heures supplémentaires. L'un des objectifs du ministère du Travail est d'éviter que certaines heures supplémentaires réalisées par les travailleurs ne restent pas enregistrées ou ne soient pas correctement rémunérées. Les nouveaux systèmes devront permettre de identifier clairement quand une journée dépasse la durée ordinaire et comment elle a été ultérieurement traitée, par exemple en termes de paiement économique, de compensation par des jours de congé ou d'autres formules prévues par le contrat collectif.
Les PME bénéficieront d'un délai d'adaptation
Malgré que les normes aient généralement un délai d'adaptation pour les entreprises, il n'est pas encore clair à quoi ce délai pourrait correspondre exactement. Les premières propositions prévoyaient un délai transitoire de six mois pour mettre en place les nouveaux systèmes digitales. Cependant, depuis le ministère de l'Économie, il a été soulevé la possibilité d'élargir ce délai, en particulier pour les petites entreprises et les travailleurs indépendants, afin de réduire l'impact économique et faciliter la transition technologique. Bien que l'approbation du décret royal semble imminente, le calendrier définitif de mise en œuvre dépendra du texte finalement approuvé par le Conseil des ministres.